Sangalli Spa: digitalizzazione dei sistemi di gestione e della compliance con KEYMAP
Un ringraziamento ad Alice Scuri, specialista dei sistemi di gestione integrati e sostenibilità di Sangalli Spa, per la disponibilità e la testimonianza condivisa. Il suo contributo è stato fondamentale per raccontare in modo concreto come KEYMAP supporti l’organizzazione e l’evoluzione dei sistemi di gestione aziendali.
Fondata nel 1979, Sangalli Spa opera nel settore delle infrastrutture e delle costruzioni stradali, in particolare occupandosi di lavori stradali, urbanizzazioni e sviluppo di infrastrutture. Si occupa inoltre della produzione di conglomerati bituminosi e di calcestruzzo.
Nel corso degli anni l’azienda ha sviluppato un sistema di gestione strutturato, caratterizzato da numerose certificazioni e da una crescente attenzione verso la compliance normativa e la sostenibilità.
L’articolazione raggiunta dall’azienda in termini organizzativi ha portato alla necessità di ripensare la modalità di gestione interna non solo dei documenti, ma anche dei processi e dei dati.
La sfida: governare la compliance normativa integrando tutte le certificazioni in un’unica piattaforma
Prima dell’introduzione di KEYMAP, la gestione documentale e operativa dei processi era frammentata tra diversi strumenti: documenti archiviati in diverse cartelle del server aziendale, moduli compilati in formato cartaceo, file Excel o Word utilizzati per registrazioni e monitoraggi.
La documentazione dei sistemi, non essendo centralizzata in un’unica piattaforma, risultava talvolta frammentata. Una condizione che aveva ricadute di non efficienza sul personale che con difficoltà e dispendio di tempo riusciva ad individuare le informazioni e le procedure necessarie. Innegabile era poi il maggior rischio di utilizzare versioni obsolete.
Non ultimo, la compilazione di alcuni documenti di registrazione del sistema di gestione richiedeva diversi passaggi intermedi come l’invio dei moduli compilati tramite e-mail, l’archiviazione manuale delle registrazioni e solleciti ad hoc come promemoria per la compilazione dei moduli stessi.
Sebbene le attività venissero monitorate, mancava di fatto un sistema organico per la gestione di scadenze, verifiche periodiche e attività previste dai sistemi di gestione.
Risultato: la raccolta e l’analisi dei dati, proprio a causa di questa frammentazione, risultavano maggiormente complesse e comportavano un dispendio significativo di ore lavoro.
L’obiettivo: integrare compliance, processi e dati
Per farvi fronte Sangalli SpA era dunque alla ricerca di un ambiente digitale unico funzionale a centralizzare, digitalizzare e rendere facilmente accessibili tutte le informazioni relative ai sistemi di gestione aziendali.
Gli obiettivi che si volevano raggiungere erano chiari:
- costruire un sistema in cui norme, processi, documenti e responsabilità potessero essere collegati tra loro;
- migliorare la gestione della compliance normativa;
- ridurre la frammentazione delle informazioni;
- rendere più efficienti le attività operative;
- ottenere dati più precisi e facilmente analizzabili;
- facilitare la ricerca dei documenti necessari.
Si è dunque proceduto all’ implementazione dell’applicativo KEYMAP, con un approccio progressivo e personalizzato, adattandolo alle specifiche esigenze operative dell’azienda.
La soluzione: KEYMAP
Digitalizzazione dei processi e dei moduli
Uno dei primi interventi ha riguardato la digitalizzazione delle procedure e dei moduli del sistema di gestione integrato aziendale.
Tutte le procedure, le istruzioni operative e i moduli sono stati resi disponibili in piattaforma nell’ultima versione aggiornata e alcune delle attività che inizialmente venivano gestite tramite documenti word o excel sono state rese compilabili direttamente all’interno di Keymap.
Questo upgrade ha consentito di migliorare l’efficienza e garantire una maggiore tracciabilità delle attività, generando un flusso operativo più semplice, rapido e facilmente monitorabile.
Digitalizzazione dei processi e dei moduli
KEYMAP è così diventato il punto unico di accesso ai documenti dei sistemi di gestione. All’interno della piattaforma sono infatti disponibili procedure, Istruzioni Operative e moduli nell’ultima versione aggiornata, registrazioni e documentazione collegata alle attività aziendali.
Tutti gli utenti autorizzati possono accedere facilmente alle informazioni di cui hanno bisogno, riducendo il rischio di utilizzare documenti obsoleti o la necessità di confrontarsi con lo specialista dei sistemi di gestione.
Questo aspetto è risultato particolarmente utile anche per l’inserimento di nuovi collaboratori che, a seguito della formazione iniziale sui sistemi di gestione, possono ora accedere rapidamente alla documentazione necessaria senza dover ricorrere a ricerche tra cartelle o richieste interne.
Da rilevare inoltre l’utilità di un’ulteriore attitudine del sistema che oltre a centralizzare documenti e dati del sistema di gestione integrato aziendale è in grado di interrogare in modo intelligente l’intero patrimonio informativo – documentazione, controlli, formazione, registrazioni e indicatori – restituendo risposte, sintesi e analisi utili ai processi decisionali.
Scadenzario e notifiche automatiche
Una delle funzionalità più apprezzate è lo scadenzario integrato. Il sistema consente infatti di pianificare scadenze e attività, impostare notifiche automatiche e inviare alert ai responsabili per attività come l’aggiornamento di specifici documenti aziendali, le verifiche periodiche e le attività previste dai sistemi di gestione.
In questo modo il rischio di dimenticanze si riduce sensibilmente e il rispetto degli obblighi normativi e organizzativi diventa più semplice da monitorare.
Monitoraggio della formazione
KEYMAP presenta inoltre una specifica funzionalità per la gestione strutturata delle attività formative.
Ogni sessione di training venendo registrata ed indicando parametri come la durata, l’ente formatore, il numero dei partecipanti, gli argomenti trattati e altri aspetti rilevanti, permette all’azienda un monitoraggio più puntuale dei dati che si confermano utili sia per la gestione e sia per attività di analisi interna e reportistica.
Da rilevare inoltre che il sistema permette di notificare la scadenza della formazione per ogni dipendente inserito nell’organigramma.
Dashboard e indicatori
La piattaforma ha inoltre altri plus, tra cui l’opportunità di trasformare le informazioni in indicatori specifici e dashboard.
È ad esempio possibile monitorare facilmente lo stato della formazione, analizzare indicatori legati alla compliance oppure consultare dashboard dedicate al GDPR con una sintesi dei livelli di rischio e delle relative contromisure.
Queste funzionalità permettono alla direzione e ai responsabili di avere una visione immediata e aggiornata dei vari ambiti inerenti al sistema di gestione aziendale.
Integrazione con i sistemi aziendali
Un elemento fondamentale del progetto sviluppata con Sangalli Spa ha riguardato l’integrazione di KEYMAP con alcuni dei software già presenti in azienda.
In particolare con:
- il gestionale aziendale;
- il software dedicato alla gestione di salute e sicurezza.
Grazie a queste integrazioni i dati vengono sincronizzati automaticamente e le informazioni possono essere condivise tra i diversi sistemi, evitando ridondanze e lavoro manuale.
Un cambiamento che coinvolge le persone
L’adozione di questa applicazione ha portato inoltre ad un coinvolgimento diretto del personale interno formato perché potesse utilizzare al meglio la piattaforma e responsabilizzato nella gestione delle attività, tra cui la registrazione della formazione, il monitoraggio delle scadenze e la compilazione delle checklist operative.
Questo approccio ha favorito una maggiore consapevolezza dei processi e ha trasformato il team di Sangalli in parte attiva del miglioramento continuo dei sistemi di gestione.
Con l’utilizzo quotidiano dello strumento sono emerse infatti nuove esigenze e opportunità di ottimizzazione che hanno permesso, e permetteranno, di migliorare progressivamente sia i processi aziendali sia le funzionalità della piattaforma.
Il risultato: un sistema unico per la gestione integrata della compliance
Diversi i benefici dell’aver adottato KEYMAP:
- i processi sono stati ottimizzati e le attività vengono svolte all’interno della piattaforma, eliminando passaggi intermedi di invio e archiviazione manuale;
- la documentazione è sempre aggiornatae disponibile in un unico ambiente digitale, riducendo il rischio di utilizzare versioni obsolete;
- lo scadenzario con notifiche automaticheconsente al team di monitorare con maggiore precisione attività e obblighi, mentre la registrazione digitale delle attività permette di raccogliere dati più strutturati e facilmente analizzabili;
- la piattaforma ha contribuito a migliorare la comunicazione interna, favorendo la condivisione delle informazioni tra le diverse funzioni aziendali.
Un progetto basato sulla collaborazione
Uno degli elementi che hanno maggiormente distinto la messa in opera di questo progetto è rappresentato dal rapporto di collaborazione costante tra il team Sangalli e GRCteam.
Le esigenze operative emerse nella modellazione del sistema di gestione aziendale e nell’utilizzo quotidiano della piattaforma sono diventate spunti per migliorare la piattaforma e di conseguenza efficientare anche i processi.
Fondamentale si è rivelato il dialogo continuo tra i due player che ha permesso di adattare KEYMAP alle principali necessità dell’azienda e, allo stesso tempo, di sviluppare nuove funzionalità della piattaforma utili per supportare la gestione della compliance.
Prospetti futuri: continua evoluzione
Il progetto però non si ferma qui. È infatti in fase di costruzione la modellazione di alcuni ulteriori processi in KEYMAP. Con l’introduzione di nuove certificazioni la piattaforma continuerà a evolversi insieme all’organizzazione.
Allo stesso tempo, il rapporto tra Sangalli e GRCteam prosegue attraverso un’attività di assistenza costante, basata su confronto, supporto reciproco e meccanismi di feedback. Un approccio che consente di accompagnare l’azienda nel tempo, garantendo che lo strumento rimanga sempre coerente con l’evoluzione dei processi.
Tra le evoluzioni più interessanti della piattaforma c’è l’attivazione dell’assistente virtuale pensato per semplificare la ricerca e l’analisi delle informazioni.
Gli utenti potranno interrogare il sistema semplicemente digitando nella chat dedicata e ottenere rapidamente risposte precise e dettagliate rilevate esclusivamente tra documenti, procedure e registrazioni in piattaforma.
L’intelligenza artificiale diventerà così uno strumento per valorizzare il patrimonio informativo dell’azienda e rendere più rapido l’accesso alle conoscenze interne, mantenendo comunque i dati protetti e sicuri.
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